1. Generalidades
Las relaciones contractuales con Citāre (en adelante e indistintamente, "Citāre" o la "Plataforma") se regirán exclusivamente por los siguientes Términos y Condiciones y constituyen un contrato con cualquier Negocio que navegue, desee acceder y/o usar la Plataforma, App o los Servicios de Citāre, debiendo sujetarse a ellos.
Cualquier Negocio que no acepte estos Términos y Condiciones, los cuales tienen un carácter obligatorio y vinculante, deberá abstenerse de navegar o utilizar la Plataforma y/o los Servicios.
No está permitido el uso de los Servicios por personas incapaces ni menores de dieciocho años.
Los Términos y Condiciones hacen referencia a la Política de Privacidad que son parte integrante de los mismos.
2. Intervinientes y definiciones
- "Citāre": El proveedor de los Servicios, una plataforma SaaS (Software como Servicio) y ERP (Enterprise Resource Planning) diseñada para la gestión integral de negocios mediante agendamiento, notificaciones inteligentes, control financiero y administrativo.
- "Negocio": Tercero, empresa, persona jurídica o persona natural, quien lleva a cabo una actividad comercial o profesional y utiliza los Servicios de Citāre para gestionar sus citas, empleados, clientes y servicios. Es la cuenta principal registrada en la Plataforma.
- "Plan(es)": Las membresías disponibles en Citāre ("Básico", "Pro", "Élite"), que otorgan acceso a funcionalidades diferenciadas según el nivel contratado.
- "Plataforma": Sitio web www.citare.com, así como las aplicaciones móviles y herramientas tecnológicas ofrecidas por Citāre.
- "Reserva" o "Cita": Agendamiento de hora y fecha en la agenda virtual del Negocio, consistente en la programación de un momento determinado para la prestación de un servicio específico, que será provisto por el Negocio al Usuario Final.
- "Servicios": Actividad profesional o comercial que el Negocio realiza, en su carácter de Proveedor o Prestador, conforme las normativas de protección de consumidores y usuarios aplicables, en forma habitual y profesional, con los Usuarios Finales.
- "Usuario Final": Persona física que accede a la Plataforma para reservar una cita con el Negocio, sin necesidad de registro previo, solo proporcionando su nombre.
- "Empleado": Usuario registrado por el Negocio dentro de su cuenta, con permisos restringidos según su rol (Empleado, Admin, Gerente, CEO).
- "SaaS": Software como Servicio. Citāre es una plataforma basada en la nube que ofrece herramientas de gestión empresarial sin necesidad de instalación local.
- "ERP": Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Citāre integra múltiples funciones (agendamiento, finanzas, empleados, notificaciones, reportes) en una sola plataforma para optimizar la operación del Negocio.
3. Servicios de Citāre
Citāre comercializa y pone a disposición de los Negocios sus Servicios a través de la Plataforma. Los Negocios podrán contratar los Servicios a través de la Plataforma en cualquiera de los Planes ofrecidos, mediante el pago de la Tarifa; por su parte, Citāre se obliga a poner a disposición la Plataforma durante el plazo de la contratación.
El Servicio consiste en:
3.1. Características del software:
- Agendamiento sin registro: El Usuario Final solo necesita ingresar su nombre para reservar una cita.
- QR único y enlace personalizado: Cada Negocio tiene un código QR y un URL personalizado para compartir con sus clientes.
- Código de seguimiento: Cada cita genera un código alfanumérico de 6 dígitos para seguimiento y verificación.
- Notificaciones inteligentes: Envío automático de recordatorios vía WhatsApp y correo electrónico (1 semana, 1 día y 40 minutos antes de la cita).
- Control de canales: El Negocio puede configurar qué tipo de notificaciones (ej: reportes semanales) se envían por qué canal (WhatsApp, correo, Telegram).
- Exportación e importación de datos: Funcionalidad para exportar/importar servicios, empleados, clientes y tickets en formatos Excel (CSV, XLSX).
- Soporte multimoneda: Gestión de 7 monedas LATAM (VES, COP, MXN, ARS, UYU, CLP, USD) con tasas oficiales en tiempo real (BCV, Banxico, TRM, etc.).
- Login seguro: Opción de inicio de sesión con Google y credenciales tradicionales. Tambien el uso de 2FA y WebAuthn para acciones sensibles (cambiar clave, datos de pago, empleados).
- Historial de seguridad: Registro de inicios de sesión (éxitos, intentos fallidos, ataques de fuerza bruta) y cambios en el sistema (quién, cuándo, qué, desde dónde).
- Gestión de empleados: 4 niveles de acceso (Empleado, Admin, Gerente, CEO) con restricciones de visibilidad y acciones.
- Horarios personalizados: Cada empleado puede tener horarios únicos, tiempos de descanso y bloqueos por feriados o vacaciones.
- Panel de control: Métricas en tiempo real (ventas por servicio, horarios pico, rendimiento de empleados).
- Integración con Google Calendar y Google Meet: Creación automática de eventos en el calendario del Negocio y envío de enlaces de reunión a los clientes.
- Ajuste de intervalos: Configuración flexible del tiempo de atención (15, 20, 30, 45 min, 1h, 1h30, 2h, 4h) y tiempo de descanso entre citas (0, 5, 10, 15, 20, 30 min).
- Zona horaria automática: Conversión dinámica de horarios según la ubicación del cliente y el Negocio.
- Notificaciones por Telegram: Solo disponibles para miembros del Negocio (empleados, admins, gerentes, CEO).
3.2. Sistema de reserva:
- El Usuario Final accede directamente al perfil del Negocio a través de su enlace personalizado o escaneando su QR.
- El agendamiento es sin fricción: no requiere registro, contraseña ni datos personales adicionales (solo nombre).
- La Plataforma permite agendar servicios presenciales y virtuales con la misma metodología.
3.3. Gestión financiera y facturación:
- Reportes de pagos: Historial de pagos recibidos por el Negocio (en PDF) y pagos realizados a Citāre.
- Facturación electrónica: Generación de comprobantes digitales para el Negocio.
- No manejo de dinero: Citāre actúa como intermediario tecnológico. El cliente paga directamente al Negocio, ya sea en efectivo, transferencia o mediante futuras pasarelas de pago integradas.
- Transparencia en costos: No hay cargos ocultos, ni por empleado, ni por notificación. Los planes son fijos: Básico ($14.99), Pro ($24.99), Élite ($29.99).
3.4. Base de datos de usuarios:
- Gestión organizada de clientes/Usuarios Finales, con historial de citas, servicios y comunicaciones.
- Control de acceso por roles: Empleados solo ven sus propias citas y datos; no pueden ver otros empleados.
4. Condiciones para acceder a los Servicios de Citāre por parte del Negocio
4.1. Condiciones técnicas
Sin perjuicio de las condiciones de funcionamiento de la Plataforma, es requisito del Negocio contar con un dispositivo con conexión a Internet, navegador actualizado y sistema operativo compatible. Citāre no se responsabiliza por deficiencias en la red, licenciamiento de software o hardware del Negocio.
4.2. Acceso a la Plataforma
La prestación de los Servicios exige la previa suscripción o registro del Negocio en la Plataforma. El representante del Negocio debe tener facultades suficientes para obligarlo. El Negocio completará sus datos (nombre, email, país, teléfono, tipo de negocio, número de empleados, clave de ingreso) para crear una Cuenta.
Solo podrán tener acceso a la Cuenta aquellos Negocios que estén debidamente registrados y no hayan sido suspendidos o inhabilitados.
El Negocio accederá a su Cuenta mediante email y Clave de Ingreso. Debe mantener la confidencialidad de sus credenciales. Será el único responsable por todas las operaciones efectuadas con sus credenciales.
4.3. Información del Negocio
La información proporcionada debe ser válida, exacta, precisa y veraz. El Negocio se obliga a actualizarla cuando sea necesario. Citāre no verifica la veracidad de la información, pero se reserva el derecho de solicitar comprobantes adicionales o rechazar solicitudes de registro si detecta datos falsos, incongruencias o actividades sospechosas, sin derecho a indemnización por parte del Negocio.
5. Planes y forma de pago
Citāre ofrece un periodo de prueba gratuita de 30 días, sin requerir tarjeta de crédito ni compromiso alguno.
Tras el periodo de prueba, el Negocio puede elegir entre tres planes mensuales:
| Plan | Precio Mensual (USD) | Características Principales |
|---|---|---|
| Básico | $14.99 | Funcionalidades esenciales de agendamiento y notificaciones básicas |
| Pro | $24.99 | Herramientas avanzadas, exportación de datos, notificaciones multi-canal |
| Élite | $29.99 | Solución completa con todas las funcionalidades premium |
La suscripción se renueva automáticamente hasta que el Negocio decida cancelarla. No existen cargos ocultos, contratos de permanencia ni penalizaciones por cancelación.
6. Tarifas y comisiones
6.1. Forma de pago
El pago se realiza mediante medios tradicionales como transferencias, medios electronicos, pago movil u otros metodos segun se requiera. El Negocio debe indicar datos veraces para la facturación y tratamiento tributario. Todos los gastos relacionados con el pago o su cancelación serán a cargo del Negocio.
6.2. Cambios en planes y tarifas
Citāre se reserva el derecho de modificar los Planes, Tarifas o Comisiones con 30 días de aviso por correo electrónico. El Negocio podrá cancelar los Servicios si no acepta los cambios. Si cambia de Plan, el ajuste de precio se reflejará inmediatamente o en el siguiente ciclo, sin derecho a reembolso.
6.3. Impuestos
El Negocio es el único responsable de pagar cualquier impuesto derivado del uso de la Plataforma o de la prestación de sus servicios a los Usuarios Finales.
7. Funcionalidad de Reserva de citas
7.1. Descripción
El Negocio define libremente la duración de cada servicio y su horario de atención. Una vez reservada la cita por el Usuario Final, Citāre notifica al Negocio y a sus empleados asignados. El Negocio debe respetar la hora reservada.
7.2. Otros servicios asociados
Citāre facilita la integración con Google Calendar y Google Meet para automatizar la gestión de citas y reuniones virtuales.
8. Responsabilidades del Negocio
El Negocio asume las siguientes obligaciones:
- Garantizar que todos los servicios ofrecidos son legales y cumplen con la normativa aplicable.
- No utilizar la Plataforma para actividades ilícitas, incluyendo drogas, tráfico humano, explotación sexual ilegal o cualquier actividad que infrinja la ley.
- Gestionar adecuadamente los niveles de acceso de sus empleados.
- Mantener la confidencialidad de sus credenciales y asumir toda responsabilidad por su uso indebido.
- Asegurar que la información proporcionada a Citāre es veraz y actualizada.
- Indemnizar a Citāre por cualquier daño o perjuicio derivado de incumplimientos de estas obligaciones.
9. Servicio de intermediación en pagos
Citāre actúa como intermediario tecnológico para facilitar el cobro de servicios. El cliente paga directamente al Negocio, ya sea en efectivo, transferencia o mediante futuras pasarelas de pago integradas.
Citāre no maneja, custodia ni transfiere dinero. No es entidad financiera, emisora de medios de pago ni presta servicios bancarios.
En caso de disputas o contracargos, Citāre podrá retener fondos relacionados hasta su resolución, y el Negocio deberá facilitar toda la documentación necesaria. Citāre deducirá cualquier multa, sanción o costo derivado de incumplimientos del Negocio.
10. Auditoría
Citāre se reserva el derecho de realizar auditorías del Negocio, ya sea por sí misma o a través de terceros, para garantizar el cumplimiento de las leyes aplicables y los términos de este contrato.
11. Prohibiciones del Negocio
Está prohibido:
- Usar la Plataforma para actividades ilegales o inmorales.
- Extraer datos masivos o realizar ingeniería inversa.
- Compartir credenciales con terceros.
- Utilizar la Plataforma para competir directamente con Citāre.
- Subir contenido que infrinja derechos de autor o sea ofensivo.
12. Vigencia y terminación del contrato
12.1. Vigencia
Mediante la aceptación de estos Términos y Condiciones, el Negocio se obliga a efectuar el pago mensual según su suscripción contratada hasta que alguna de las partes notifique su término. Para dar de baja los Servicios, el Negocio deberá completar el formulario de cancelación de suscripción, el cual se puede encontrar en su cuenta: ingresando a la sección Cuenta y Facturación → Estado de Cuenta → Cancelar suscripción. Al recibir la notificación de que el formulario fue completado, Citāre dará de baja el plan al final del período de facturación actual.
El Plan contratado estará vigente durante los días que resten del período de facturación actual después de la notificación del Negocio, en la medida que no exista deuda pendiente. La cancelación debe realizarse antes del inicio del nuevo período de facturación para evitar cargos adicionales.
El Negocio tendrá total acceso a todas las funcionalidades de la Plataforma y podrá migrar u obtener todos los datos que necesite durante toda la vigencia del contrato.
12.2. Término anticipado por incumplimiento del Negocio
Citāre podrá dar por terminado este Contrato sin previo aviso en caso de que el Negocio: (a) haya incumplido estos Términos y Condiciones; (b) genere un riesgo de crédito o fraude; (c) proporcione información falsa, incompleta, inexacta o engañosa; (d) realice cualquier actividad fraudulenta o ilegal; o (e) exista sospecha razonable de dicha actividad. En cualquier caso, Citāre se reserva el derecho de reclamar daños y perjuicios y ejercer cualquier acción legal que proceda.
12.3. Responsabilidades que sobreviven al contrato
La terminación de este Contrato no liberará al Negocio de ninguna obligación de pago en favor de Citāre derivada de servicios ya prestados o cargos devengados pero no pagados. Citāre se reserva las acciones legales necesarias para hacer efectivos dichos cobros. Asimismo, Citāre tendrá la facultad de retener cualquier dato o funcionalidad pendiente, inclusive después de la terminación del Contrato.
Citāre no será responsable de ninguna compensación, reembolso ni daño derivado de cualquier suspensión o terminación de los Servicios.
13. Propiedad Intelectual
El Software, los contenidos de las pantallas relativas a los servicios de Citāre, como así también los programas, bases de datos, redes y archivos son de propiedad de Citāre y están protegidas por las leyes y los tratados internacionales de derecho de autor, marcas, patentes, modelos y diseños industriales. El uso indebido y la reproducción total o parcial de dichos contenidos quedan prohibidos, salvo autorización expresa y por escrito de Citāre.
El Negocio se compromete a comunicar a su base de usuarios en su sitio web, que la Plataforma es provista por Citāre.
Finalmente, y una vez terminado el vínculo determinado por los presentes Términos y Condiciones, el Negocio deberá interrumpir inmediatamente cualquier uso del nombre, logotipo, marcas comerciales, nombres comerciales, marcas de servicio, nombres de servicio o lemas y otras marcas de Citāre, así como el uso de la Plataforma.
14. Responsabilidad de Citāre por los Servicios
14.1. Limitaciones generales
Citāre no será responsable (i) por ninguna deficiencia ni error en, o al amparo de la prestación del Servicio por causas ajenas a este; (ii) de garantizar que el Servicio esté disponible en todo momento; (iii) por accesos no autorizados a, o por uso de la información de la Cuenta almacenada en los servidores de Citāre; ni (iv) por los enlaces externos contenidos en Citāre ni de los sitios web de terceros o del Negocio ni de la información proporcionada por estos. Todo ello salvo que las leyes aplicables establezcan lo contrario.
14.2. Daños indirectos
Citāre no será responsable, en ninguna circunstancia, por daños indirectos, ni por lucro cesante, pérdida de chance, pérdida de datos u otras pérdidas, resultantes del uso o de la falta de uso del Servicio. De acuerdo con lo anterior, Citāre no asume ninguna responsabilidad por ningún acto u omisión de ningún tercero.
14.3. Límite de responsabilidad
En cualquier caso, la responsabilidad de Citāre estará limitada al importe equivalente al 100% de las tarifas pagadas por el Negocio a Citāre durante los últimos 6 meses.
14.4. Exclusiones específicas
Citāre NO será responsable por perjuicios que provengan de:
- (i) La intervención por parte de terceros en que haya habido culpa o negligencia del Negocio o del Usuario Final.
- (ii) La instalación, configuración y uso de los Servicios por parte del Negocio, que haya sido realizada en contrariedad de las especificaciones entregadas por Citāre.
- (iii) La falta de entrega de la Información en los términos señalados en los Términos y Condiciones.
- (iv) La entrega de la Información por parte del Negocio que no cuente con las medidas de seguridad adecuadas, de manera que no se encuentre libre de virus o no haya sido debidamente encriptada.
- (v) La falta de verificación de las causas, importe o cualquier otra circunstancia relativa a la prestación de servicios, así como respecto de la existencia, calidad, cantidad, funcionamiento, estado, integridad o legitimidad de los Servicios del Negocio.
15. Pagos en Moneda Extranjera
Todos los pagos deberán ser realizados en la moneda seleccionada por el Negocio al momento de configurar su cuenta en Citāre, la cual puede ser cualquiera de las 7 monedas soportadas (VES, COP, MXN, ARS, UYU, CLP, USD). Citāre permite al Negocio trabajar en la moneda de su preferencia y mostrar conversiones según tasas oficiales en tiempo real si así lo configura. En caso de que el método de pago utilizado (por ejemplo, tarjeta de crédito internacional) aplique una conversión adicional, las diferencias en los montos derivadas del tipo de cambio serán responsabilidad del Negocio o del medio de pago, y Citāre no recibe beneficio alguno ni se hace responsable por dichas variaciones.
16. Varios
16.1. Cuentas inactivas
Si no hay actividad en la Cuenta durante 12 meses, Citāre notificará al Negocio y podrá cerrar la Cuenta, con destino legal de cualquier saldo pendiente.
16.2. Seguridad de la información
El Negocio se compromete a no transmitir datos dañinos o que amenacen la seguridad de los sistemas de Citāre. En caso de amenaza, Citāre podrá suspender la Cuenta hasta resolver la contingencia.
16.3. Modificaciones a los Términos
Citāre puede modificar estos Términos con 30 días de aviso por correo electrónico. Si el Negocio continúa usando la Plataforma después de ese plazo, se considera que acepta los cambios.
16.4. Notificaciones
Todas las notificaciones se enviarán al correo electrónico registrado en la Cuenta. Se consideran recibidas inmediatamente tras su envío.
16.5. Cesión
El Negocio no puede ceder sus derechos u obligaciones sin consentimiento previo por escrito de Citāre. Citāre sí puede ceder sus derechos sin notificación.
16.6. Divisibilidad
Si alguna cláusula es declarada inválida, las demás seguirán en vigor.
16.7. Acuerdo total
Estos Términos constituyen el acuerdo completo entre las partes. No ha mediado dolo, error o lesión en su celebración.
16.8. Jurisdicción
Este acuerdo se regirá por las leyes de Venezuela. Cualquier controversia se someterá a los tribunales competentes de Caracas.